Politique de protection des données personnelles Fous de Nature
Mise à jour le 15 août 2025
1. Contexte
Fous de nature se dédie à cultiver l’émerveillement et l’attachement à la nature. Notre mission est de favoriser la découverte du monde vivant à travers des services éducatifs relatifs à la nature et à l’environnement. Dans le cadre de notre engagement, nous collectons et utilisons des informations personnelles nécessaires pour offrir nos services, gérer nos activités et communiquer efficacement avec nos membres, personnes donatrices, participants et participantes.
La protection de vos données personnelles est une priorité pour nous. Nous prenons au sérieux la responsabilité de sécuriser les informations que vous partagez. Cette politique explique comment nous collectons, utilisons, divulguons, et protégeons ces informations conformément à la Loi 25 sur la protection des données personnelles au Québec.
En nous fournissant vos données personnelles, vous acceptez qu’elles soient utilisées selon les termes de cette politique. Vous nous donnez également le droit de partager ces informations avec nos partenaires et fournisseurs lorsque cela est nécessaire pour accomplir les objectifs détaillés ci-dessous. Nous nous engageons à utiliser vos informations uniquement pour les fins spécifiées et à maintenir leur confidentialité.
2. Responsable de la protection des données
Chez Fous de Nature, c’est l’équipe de direction qui est responsable de la protection des données de l’organisme. Anne-Françoise Rocheleau, directrice, et Marie-Hélène St-Martin, co-directrice, peuvent être jointes par courriel à l’adresse naturalistes@fousdenature.ca ou par téléphone au 450 748-4843.
3. Données personnelles collectées
Afin d’effectuer convenablement notre travail et de fournir nos services de manière efficace, nous collectons diverses données personnelles via nos propres outils de collecte ou via ceux de partenaires externes :
- Yapla et Canadon pour les dons en ligne;
- Amilia pour l’inscription aux activités en camp;
- Quickbooks de Intuit fourni par notre firme comptable pour les devis et la facturation;
- Notre application Pasfou dans le cadre des accompagnements citoyens;
- Notre plateforme de réservation interne pour les autres services.
Nous collectons les types de données suivants :
- Données d’identification : nom, prénom, adresse postale, courriel et numéro de téléphone;
- Données démographiques : date de naissance, information sur la famille;
- Données bancaires (pour les transactions ou les dons);
- Coordonnées pour l’envoi de nos infolettres : nom, prénom, courriel;
- Données de connexion : date d’inscription, nom d’utilisateur, etc.
Dans le cadre de nos activités et camps de jour :
- Informations sur la santé : antécédents médicaux (allergies, conditions préexistantes, limitations physiques, etc.), coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence, et tout autre renseignement médical pertinent;
- Numéro d’assurance social (NAS), uniquement pour une transmission au gouvernement pour produire le RL-24. À noter que le NAS s’efface automatiquement chaque année après la transmission des relevés.
4. Finalités de la collecte
- Gestion des inscriptions et des paiements pour les activités et camps de jour de Fous de Nature;
- Suivi de la santé pour garantir la sécurité des participants;
- Communication avec la clientèle et les personnes donatrices;
- Envoi d’infolettres à ceux et celles qui ont souscrit;
- Transmission des données au gouvernement pour des fins d’impôts;
- Réalisation de bilans et d’analyses.
5. Consentement et droit des personnes concernées
Lorsque vous créez un compte ou fournissez des informations personnelles pendant votre inscription à une de nos activités, vous pouvez à tout moment demander à recevoir un fichier exporté de toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet, y compris celles que vous nous avez directement fournies. Nous vous fournirons ces informations après avoir confirmé votre identité pour garantir la sécurité de vos données.
Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de demander leur effacement ou de restreindre leur traitement. Il est important de noter que cette suppression ne concerne pas les données que nous sommes tenus de conserver pour des raisons administratives, légales ou de sécurité.
Le consentement pour l’utilisation de vos données personnelles, particulièrement pour les données sensibles, est recueilli de manière explicite (ex. : sous forme de case à cocher dans un formulaire électronique, de signature sur un formulaire papier, etc.). Vous avez le plein droit de retirer votre consentement à tout moment si vous changez d’avis. Pour exercer ce droit, ou pour toute question relative à la gestion de vos données, veuillez contacter Anne-Françoise Rocheleau, directrice, ou Marie-Hélène St-Martin, co-directrice, par courriel à l’adresse naturalistes@fousdenature.ca ou par téléphone au 450 748-4843.
De plus, nous portons une attention particulière aux données recueillies auprès des personnes mineures. Avant toute collecte ou traitement de leurs renseignements, nous obtenons le consentement exprès et vérifiable de leur titulaire de la responsabilité parentale ou de leur tuteur légal. […]
6. Durée de conservation
Notre organisme prend au sérieux la gestion responsable des données personnelles collectées. Les données sont conservées uniquement pendant la période nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été recueillies :
- Données sur support papier : détruites à la fin de chaque saison d’activités, sauf pour les rapports d’incident et d’accident qui doivent être conservés selon les exigences de l’assureur;
- Données informatiques : archivées puis détruites lorsque leur conservation n’est plus nécessaire; les données internes (courriel, Quickbooks, agenda) sont conservées sauf demande de retrait;
- Suivi avec partenaires : nous nous assurons que nos partenaires détruisent aussi les données devenues inutiles;
- Données médicales : conservées uniquement pour la durée d’une saison d’activité, puis détruites;
- Données collectées via Yapla et Canadon : protégées par leurs propres politiques;
- Données collectées via Amilia : protégées par la politique Amilia et nos procédures internes.
7. Mesures de sécurité
- Stockage dans des systèmes informatiques aux accès limités;
- Installations sécurisées;
- Technologies de contrôle d’accès, chiffrement et cryptage des données.
8. Transferts de données
Nous limitons le partage de vos données personnelles avec des tiers à ce qui est strictement nécessaire et toujours en conformité avec les lois en vigueur. Par exemple, le partage de votre numéro d’assurance sociale (NAS) est requis pour l’émission du formulaire RL-24, nécessaire pour les crédits d’impôt relatifs à certaines activités. Nous veillons à ce que ces transmissions soient sécurisées et que les tiers concernés respectent également des normes rigoureuses de protection des données.
9. Procédures en cas de violation de données
En cas de violation de données, les procédures suivantes seront mises en œuvre :
- Notification interne : les responsables et le CA sont immédiatement informés, une réunion rapide est convoquée;
- Communication avec les personnes concernées : avis rapide avec détails et mesures proposées;
- Mesures selon la gravité :
- Mineure : consigner l’incident et renforcer les contrôles;
- Modérée à grave : notifier la Commission d’accès à l’information, réaliser un audit de sécurité, offrir assistance aux personnes affectées.
- Rétroaction et ajustements : analyse post-incident, rapport produit et partagé;
- Mise à jour de la politique : effectuée dans les 30 jours si des lacunes sont relevées.
10. Révision de la politique
Notre politique de protection des données personnelles est révisée annuellement pour garantir qu’elle reste conforme aux exigences légales en vigueur. Si des modifications législatives ou des changements dans nos opérations nécessitent une mise à jour plus rapide, nous nous engageons à réviser cette politique en conséquence.
La dernière mise à jour a été effectuée le 15 août 2025.
Pour contacter l’équipe de Fous de Nature
C’est par ici!
