Politique de protection des données personnelles Fous de Nature

Mise à jour le 1 juin 2026

1. Contexte

Fous de Nature se dédie à cultiver l’émerveillement et l’attachement à la nature. Notre mission est de favoriser la découverte du monde vivant à travers des services éducatifs relatifs à la nature et à l’environnement. Dans le cadre de notre engagement, nous collectons et utilisons des informations personnelles nécessaires pour offrir nos services, gérer nos activités et communiquer efficacement avec nos membres, personnes donatrices, participants et participantes.

La protection de vos données personnelles est une priorité pour nous. Nous prenons au sérieux la responsabilité de sécuriser les informations que vous partagez. Cette politique explique comment nous collectons, utilisons, divulguons, et protégeons ces informations conformément à la Loi 25 sur la protection des données personnelles au Québec.

En nous fournissant vos données personnelles, vous acceptez qu’elles soient utilisées selon les termes de cette politique. Vous nous donnez également le droit de partager ces informations avec nos partenaires et fournisseurs lorsque cela est nécessaire pour accomplir les objectifs détaillés ci-dessous. Nous nous engageons à utiliser vos informations uniquement pour les fins spécifiées et à maintenir leur confidentialité.

2. Responsable de la protection des données

Chez Fous de Nature, c’est l’équipe de direction qui est responsable de la protection des données de l’organisme. Anne-Françoise Rocheleau, directrice, et Marie-Hélène St-Martin, co-directrice, peuvent être jointes par courriel à l’adresse naturalistes@fousdenature.ca ou par téléphone au 450 748-4843.

3. Données personnelles collectées

Afin d’effectuer convenablement notre travail et de fournir nos services de manière efficace, nous collectons diverses données personnelles via nos propres outils de collecte ou via ceux de partenaires externes :

• Yapla et Canadon pour les dons en ligne;
• Amilia pour l’inscription aux activités en camp;
• Quickbooks de Intuit fourni par notre firme comptable pour les devis et la facturation;
• notre application pasfou.app;
• notre plateforme de réservation interne pour les autres services.

Nous collectons les types de données suivants :

• Données d’identification : nom, prénom, adresse postale, courriel et numéro de téléphone;
• Données démographiques : date de naissance, information sur la famille;
• Données bancaires (pour les transactions ou les dons);
• Coordonnées pour l’envoi de nos infolettres : nom, prénom, courriel;
• Données de connexion et d’utilisation de nos services : date d’inscription, nom d’utilisateur, etc.

Dans le cadre de l’accompagnement PasFou et avec l’application pasfou.app :

• L’ensemble des données recueillies par l’application via les différentes fonctionnalités (bilan carbone, actions, ressources et profil).

Dans le cadre de nos activités et camps de jour :

• Informations sur la santé : antécédents médicaux (allergies, conditions préexistantes, limitations physiques, etc.), coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence, et tout autres renseignements médicaux pertinents pour une pleine participation à nos activités nécessitant ces informations;
• Numéro d’assurance social (NAS), uniquement pour une transmission au gouvernement pour produire le RL-24. À noter que le NAS s’efface automatiquement chaque année après la transmission des relevés.

4. Finalités de la collecte

• Gestion des inscriptions et des paiements pour les activités et camps de jour de Fous de Nature;
• Suivi de la santé pour garantir la sécurité des participants et participantes à nos activités et camps de jour;
• Communication avec la clientèle et les personnes donatrices;
• Envoi d’infolettres à ceux et celles qui ont souscrit;
• Transmission des données au gouvernement pour des fins d’impôts;
• Réalisation de bilan et d’analyse de notre clientèle et des personnes donatrices;
• Élaboration de calculs, de bilans et d’analyses dans le cadre de l’accompagnement PasFou.

5. Consentement et droit des personnes concernées

Lorsque vous créez un compte ou fournissez des informations personnelles pendant votre inscription à une de nos activités, vous pouvez à tout moment demander à recevoir un fichier exporté de toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet, y compris celles que vous nous avez directement fournies. Nous vous fournirons ces informations après avoir confirmé votre identité pour garantir la sécurité de vos données.

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de demander leur effacement ou de restreindre leur traitement. Il est important de noter que cette suppression ne concerne pas les données que nous sommes tenus de conserver pour des raisons administratives, légales ou de sécurité.

Le consentement pour l’utilisation de vos données personnelles, particulièrement pour les données sensibles, est recueilli de manière explicite (ex. : sous forme de case à cocher dans un formulaire électronique, de signature sur un formulaire papier, etc.). Vous avez le plein droit de retirer votre consentement à tout moment si vous changez d’avis. Pour exercer ce droit, ou pour toute question relative à la gestion de vos données, veuillez contacter Anne-Françoise Rocheleau, directrice, ou Marie-Hélène St-Martin, co-directrice, par courriel à l’adresse naturalistes@fousdenature.ca ou par téléphone au 450 748-4843.

De plus, nous portons une attention particulière aux données recueillies auprès des personnes mineures. Avant toute collecte ou traitement de leurs renseignements, nous obtenons le consentement exprès et vérifiable de leur titulaire de la responsabilité parentale ou de leur tuteur légal. Les données des mineurs sont utilisées exclusivement pour les finalités clairement expliquées au moment de la collecte et ne font l’objet d’aucun profilage ou d’aucun traitement automatisé non prévu par la loi. De plus, nous appliquons des mesures de sécurité renforcées (chiffrement, accès restreint, suppression accélérée) pour toute information relative à une personne mineure, et nous nous engageons à ne conserver ces données qu’aussi longtemps que nécessaire aux fins éducatives ou administratives pour lesquelles elles ont été initialement collectées. Toute demande d’accès, de rectification, de suppression ou de portabilité de ces données fera également l’objet d’une procédure prioritaire afin de garantir le respect et la protection des droits des mineurs.

6. Durée de conservation

Notre organisme prend au sérieux la gestion responsable des données personnelles collectées. Les données sont conservées uniquement pendant la période nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été recueillies, conformément à nos procédures de conservation des données et aux exigences légales :

• Données sur support papier : Ces données sont systématiquement détruites à la fin de chaque saison d’activités, assurant ainsi qu’aucune information sensible n’est conservée au-delà de son utilité. Sauf pour les rapports d’incident et d’accident que nous devons conserver durant une période de temps déterminée par notre assureur.
• Données informatiques : Les données gérées par notre plateforme Amilia sont archivées et, finalement, détruites lorsque leur conservation n’est plus nécessaire. Nous nous assurons que Amilia suit des pratiques strictes de protection et de destruction des données. Les données gérées avec nos outils internes (boite courriel du service à la clientèle, Quickbooks et l’agenda des ateliers et kiosques) sont conservées année après année à moins d’une demande de retrait de la part du client.
• Suivi avec partenaires : Nous effectuons régulièrement un suivi auprès de nos partenaires pour nous assurer que toutes les données que nous leur avons transmises sont également détruites lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Nous aisons affaires avec des partenaires sous traitant de plateformes de réservation externes qui sont conformes et respectent la loi en vigueur.

Concernant les données spécifiques :

• Données médicales : les informations médicales sont conservées pour la durée d’une saison d’activité et sont ensuite détruites pour protéger la confidentialité de nos participants et participantes.
• Données collectées via Yapla et Canadon : ces plateformes disposent de leurs propres politiques de protection des données, garantissant que les informations collectées à travers ces services sont sécurisées.
• Données collectées via Amilia : ces données sont protégées via la politique de la plateforme Amilia et gérées à l’interne conformément à nos politiques de sécurité des données.
• Les données recueillies via l’application et l’accompagnement PasFou sont entièrement anonymisées avant leur partage avec nos partenaires (institutions, municipalités, organismes, entreprises, etc.).

Notre engagement envers la protection des données personnelles inclut une évaluation continue des pratiques de conservation pour s’assurer qu’elles répondent aux standards actuels de protection des données et aux besoins de notre mission.

7. Mesures de sécurité

Des mesures de sécurité physiques, électroniques et administratives sont mises en place pour protéger les données personnelles.

• Stockage dans des systèmes informatiques aux accès limités;
• Installations sécurisées;
• Technologies de contrôle d’accès, chiffrement et cryptage des données.

8. Transferts de données

Nous limitons le partage de vos données personnelles avec des tiers à ce qui est strictement nécessaire et toujours en conformité avec les lois en vigueur. Par exemple, le partage de votre numéro d’assurance sociale (NAS) est requis pour l’émission du formulaire RL-24, nécessaire pour les crédits d’impôt relatifs à certaines activités. Nous veillons à ce que ces transmissions soient sécurisées et que les tiers concernés respectent également des normes rigoureuses de protection des données, afin de garantir la confidentialité et la sécurité de vos informations.

9. Procédures en cas de violation de données

En cas de violation de données, les procédures suivantes seront mises en œuvre :

Notification interne : Les responsables de la protection des renseignements personnels au sein de Fous de Nature seront immédiatement informées, ainsi que les membres du conseil d’administration. Une réunion d’évaluation rapide sera convoquée.

Communication avec les personnes concernées : Si des renseignements personnels ont été compromis, les personnes concernées seront avisées dans les plus brefs délais, conformément aux obligations légales, avec des détails sur la nature des données touchées, les risques potentiels, et les mesures de protection offertes.

Mesures selon la gravité :

• Mineure (ex. : accès non autorisé sans diffusion) : consigner l’incident et renforcer les contrôles internes.
• Modérée à grave (ex. : vol ou divulgation publique) : notifier la Commission d’accès à l’information (ou autre autorité compétente), réaliser un audit de sécurité, et envisager une assistance aux personnes affectées.

Rétroaction et ajustements : Une analyse post-incident sera effectuée pour identifier les causes, les failles de sécurité et les mesures correctives. Un rapport sera produit et partagé avec l’équipe.

Mise à jour de la politique : Si l’incident révèle des lacunes dans les politiques actuelles, une mise à jour sera effectuée dans les 30 jours suivant l’incident, et communiquée à tous les membres concernés.

10. Révision de la politique

Notre politique de protection des données personnelles est révisée annuellement pour garantir qu’elle reste conforme aux exigences légales en vigueur. Si des modifications législatives ou des changements dans nos opérations nécessitent une mise à jour plus rapide, nous nous engageons à réviser cette politique en conséquence.

La dernière mise à jour a été effectuée le 1 juin 2026.

Pour contacter l’équipe de Fous de Nature

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